Как формировать личное дело

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Сотрудники компании — её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Ведение личного дела сотрудника

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации.

Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности.

Сроки хранения документов указаны в:. Приказом Минкультуры России от Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель ОАО "ГМК "Норильский никель" требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации архив организации.

Основное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм, это около - листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от Однако в соответствии с ч. Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих в т. Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу основанием является трудовой договор , то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями фиксируется в графе "Примечание".

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы. Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы. Не следует писать "Копия верна", поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал.

При выдаче копии за пределы организации а документы личного дела будут передаваться в архив на ней проставляется печать. На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:. Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность.

При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии. Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки. Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело "Документы-основания к приказам по личному составу".

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать. Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива до этого он проставляется карандашом.

То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель заверительный лист дела формат А4. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами. Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций. Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке.

Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:. Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела например, ДТП , либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется.

Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия. Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов. Вход Регистрация Забыли пароль?

Главное меню.

Личное дело учащегося: документы, требования, хранение

Личное дело открывается в тот момент, когда вы приводите ребенка в первый класс, и заполняется вплоть до окончания школы. Мы подготовили для вас небольшую памятку по ведению и хранению личного дела. Прочитав статью, вы узнаете, что должно быть в личном деле каждого школьника, сколько хранить личные дела, а также познакомитесь с основными требованиями, которые предъявляются к этому виду документа. Помните, что если в процессе ведения личного дела возникают какие-то трудности, вы всегда можете обратиться за советом к заведующему учебной частью вашей школы. Универсального образца, по которому ведутся личные дела, не существует. В законодательстве РФ можно найти список необходимых документов для приема в школу, но там не напишут, в каком порядке и в какую папку складывать документы в личном деле.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника.

Формирование личного дела работника

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала. Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Активировать доступ. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

.

Как правильно сформировать личное дело работника

.

Личное дело сотрудника

.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. waichicab

    У меня травмат и я стреляю в хозяев кто своего выродка выгуливает без намордника :)). (это касаеться не только собак)

  2. Вышеслав

    Короче в Украине опять всё через жопу

  3. Юрий

    2. ПЕРВЫМ ДЕЛОМ МАКСИМАЛЬНО УТЕПЛИТЕ ДОМ. Окна, двери и стены(мин.вата, пенопласт), потолок(крыша в частн.доме).

  4. Оксана

    Добрый день Тарас, подскажите пожалуйста по поводу : 1. Я проживают в прыймах в частном доме у жены с ребенком, в официальном браке, и с тещей. Теща является основным владельцем. Проживаем сдесь все вместе с момента покупки дома более 10 лет. Прописана только жена с ребенком, а я нет. Может ли теща выгнать меня из этого жилья? 2. Есть кредиты в банках и микро-займах. Отмораживаться я не собираюсь, просто временное затруднение с финансами и сменой работы. Просрочки уже порядка 2х месяцев. Какие могут быть последствия и что возможно сделать чтобы избежать каких-то ненужных трудностей? Спасибо за Вашу помощь и за Ваш канал.

  5. Ростислава

    Открывайте ИП и платите 5 по единому налогу. Оформляете договор с работодателем и получаете свою зарплату на руки или работодатель платит вам на счет (в валюте).

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных