Как правильно подшить документы для сдачи в архив

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:. При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Предыдущая статья: Письмо о расторжении договора образец.

В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит. Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Прежде всего необходимо правильно подготовить документ, который предназначен для сдачи в архив, а именно:.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:. При нумерации опись не учитывается.

Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности. Нумерация проставляется арабскими цифрами в редких случаях — римскими , по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:. Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив.

Сроки определены такие:. Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях — бухгалтер. Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:.

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:. В июле года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке то есть на самой надписи , и на листе. Основное требование к подшитым документам — неприкосновенность. Если где-то допущена неточность — например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…. Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Перейти к контенту. Search for:. Комментарии 2. Добавить комментарий Отменить ответ.

Как правильно сшить документы для сдачи в архив?

Прошивать документы необходимо для их систематизации. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:. Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:. Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Акция месяца 8 88 Как правильно сшить документы личные дела и т. Каким гостом руководствоваться? Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату. Узнать подробности.

Как правильно сшивать документы

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это — не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела. Как сшивать документы для налоговой, рассказывается в этой статье. О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается здесь.

Как сшить документы для архива

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

.

Как правильно сшивать документы?

.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

.

Как правильно подшивать документы?

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Диана

    Надо в школах вводить уроки финансовой грамотности, что бы если что-нибудь в жизни случилось, они знали бы, куда идти и что делать.

  2. horliralga

    Тарас, а для чего это Государству?

  3. Серафима

    Снимите видео с советами для тех кто хочет сдавать квартиру. За ранее спасибо.

  4. ldatcosichtter

    Мужик .но но но одни но закон но закон но.ах увы и т.д.

  5. Татьяна

    Как оспорить экспертизу ДНК, которую как известно купили, и сделали с нарушениями. Проводили в ООО, у которого на тот момент была просрочена аккредитация? Областные суды отказывают в дополнительной экспертизе! Порядка 10 раз отказали. Даже по вновь открывшимся обстоятельствам. С наступающим Новым годом!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных