Списание документов с истекшим сроком хранения

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Зачем хранить документы? Деятельность любого предприятия или физлица-предпринимателя не может осуществляться без документального сопровождения. В ходе предпринимательской деятельности осуществляются хозяйственные операции. Документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление, называется первичным. Думаем, вопрос, зачем хранить документы, уже отпал сам собой, и так ясно, что документ — это материальное подтверждение осуществляемой хозяйственной деятельности.

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт.

Порядок уничтожения документов в организации преимущественно сводится к работе экспертной комиссии, которая ежегодно выполняет оценку имеющихся в архиве документов и создает перечень дел с истекшим сроком хранения. Последняя группа документов подлежит уничтожению. Обычно в состав экспертной комиссии входят сотрудники структурных подразделений во главе с одним из руководящих работников компании, а также специалисты архивного учреждения.

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем. Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению бланк Скачать в.

Положение об архиве бланк Скачать в. Скачать все документы. Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации. Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия.

Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно. Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения образец состоит из последовательных этапов:. В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации.

Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия. При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии.

При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически. Скачать чистый бланк Скачать в.

Скачать заполненный образец Скачать в. Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов.

После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению образец. Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов образец целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения. Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие — к копиям или дубликатам. В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить. Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно.

При таком варианте следует действовать максимально осторожно. При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию. О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале. Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке.

В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида. Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов образец подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.

После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков. О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале.

Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям. Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг шредера.

Такие работы проводят непосредственно в офисе организации, что предотвращает несение дополнительных расходов на обеспечение упаковки и последующей транспортировки. О том, как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в большом количестве значительно проще передать для утилизации специалистам.

Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.

Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. При таком способе стоит позаботиться о выборе наиболее доступного и недорого способа переработки. Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей п.

На сегодняшний день к вариантам уничтожения относится сжигание, химическая обработка, шредирование, закапывание. Также документы можно просто порвать вручную. Большинство предприятий не имеют специализированного оборудования и не могут себе позволить проводить химическую обработку, так как эти варианты считаются дорогостоящими и требуют вложения больших финансовых затрат. Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале. Недорогими и общедоступными методами уничтожения остается сжигание и закапывание.

Но такие способы не являются самыми безопасными. При закапывании создается видимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

На практике конкуренты могут получить доступ к секретным сведениям. Достаточно просто выкопать документы. О том, как организовать обработку персональных данных сотрудников читайте в электронном журнале. При сжигании могут возникнуть соответствующие проблемы с пожарными службами. Соответственно, выбирая окончательный способ утилизации, стоит учитывать все преимущества и недостатки представленных методов.

При уничтожении документов на территории организации следует обязательно составить соответствующий акт. А при передаче бумаг для промышленного уничтожения выбирать те компании, которые проводят все работы самостоятельно, не привлекая дополнительно посредников.

Как провести уничтожение испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере. К составленному акту об уничтожении испорченного бланка трудовых книжек необходимо приложить подлинные номера. Для этого можно вырезать номера из испорченных бланков перед их непосредственным уничтожением и вклеить в составленный акт.

Это будет служить неопровержимым доказательством того, что соответствующие бланки с такими номерами действительно уничтожены. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Нужно ли вам менять штатку на следующий год. Для 4 из 5 компаний — да. О сайте Контакты Ввести код доступа. А еще Статьи Уничтожение документов. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Темы: Кадровое делопроизводство Хранение документов Уничтожение документов. Статьи по теме Выплаты молодым специалистам Увольнение инвалида: пошаговый алгоритм Тарификационные списки: когда составлять обязательно Документооборот в организации: правила и основные этапы Трудовой договор с водителем.

Из статьи вы узнаете: в каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения; каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению. За это компанию оштрафуют. Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт. Читайте по теме в электронном журнале.

Справка Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают: точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел; состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов. Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы относитесь к перекурам на работе? Они помогают отвлечься от рутины.

Хранение и уничтожение документов: зачем, когда и как

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить. Шаг 1. Формируется экспертная комиссия далее — комиссия.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. Открыть и скачать онлайн.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства. Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. Например, за дел вы заплатите 22,5 тыс.

Уничтожение документов

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 12 октября , печатный экземпляр отправим 16 октября. Автор : Фабрициус Валентина Сергеевна. Дата публикации : Статья просмотрена: раз. Фабрициус В.

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Зинаида

    Молодцы предлагают либо вернуть автомобиль, который наши доверчивые граждане завозили в Украину временно, либо платить помесячную мзду за пользование, а аренда не маленькая 100 или 200 $/, либо возвращайте автомобиль компании, которая давала его вам как её представителю в Украине. Основание для возврата автомобиля довольно простое, поменялся владелец компании и, согласно документов, возвращает в компанию своё имущество. У молодцев все документы в полном порядке, а у евробляхеров на руках только филькина грамота.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных